Projektbeispiele aus der Praxis

Herausforderung

Bei BioNTech sollte die eingesetzte Bestandslösung Microsoft Dynamics NAV im Einkauf durch eine zukunftsfähige Systemlandschaft (SAP S/4HANA, später ergänzt um Coupa) abgelöst werden – bei laufendem Betrieb und parallel zur kontinuierlichen Prozessoptimierung im Einkauf.

Lösung

Über mehr als drei Jahre als Interim Manager Procurement in fünf aufeinanderfolgenden Phasen: P2P-Prozessverbesserung nach DMAIC/Six Sigma inkl. KVP-Einführung; im letzten Jahr vor dessen Ablösung Key User für Microsoft Dynamics NAV (Change-Request-Management, Trainingsunterlagen, Testmanagement, Second-Level-Support); anschließend Procurement Expert bei der Migration auf SAP S/4HANA (Explore-Phase mit Fit-Gap-Analyse und BPML-Definition, Deploy-Phase-Unterstützung inkl. UAT und Anwenderschulung); danach Procurement Expert in der Coupa-Implementierung mit SAP S/4HANA (Datenmigration offener Bestellungen aus dem abgelösten Dynamics NAV, Hypercare, Change Review Board); zuletzt Procurement Expert für die laufende SAP-S/4HANA- und Coupa-Prozessoptimierung inkl. ServiceNow-Ticketbearbeitung als End-to-End-Experte von Coupa über SAP MM bis SAP FI/CO.

Ergebnis

• Reibungslose Ablösung von Microsoft Dynamics NAV durch SAP S/4HANA und Coupa ohne Unterbrechung des operativen Einkaufs
• Nachhaltige Prozessverbesserung durch KVP-Ansatz nach DMAIC/Six Sigma im P2P
• End-to-End-Prozessverantwortung von Coupa über SAP MM bis SAP FI/CO etabliert

Herausforderung

Die parallele Einführung von SAP S/4HANA und Coupa erforderte zielgruppengerechte Trainingskonzepte, damit Einkäufer und Fachbereiche ab Go-Live sicher mit beiden Systemen arbeiten konnten.

Lösung

Begleitung beider Systemimplementierungen als Consultant, Konzeption von Trainingsmaterialien für SAP und Coupa sowie Durchführung der Schulungen für Key-User (SME) und Endanwender inkl. Unterstützung in der Hypercare-Phase.

Ergebnis

• Strukturierte Trainingskonzepte für zwei parallele Systemeinführungen
• Sicherer Umgang der Anwender mit SAP S/4HANA und Coupa ab Go-Live
• Reibungsloser Übergang in den Regelbetrieb durch begleitete Hypercare-Phase

Herausforderung

Im Zuge der Migration auf Microsoft Business Central (vormals Dynamics NAV) sollte der Purchase-to-Pay-Prozess für Einkauf und Buchhaltung neu und einheitlich aufgesetzt werden.

Lösung

Projektleitung von der Anforderungsaufnahme über die Prozessdefinition und Koordination des externen Systemhauses bis zu Funktions-, Integrations- und User-Acceptance-Tests, Anwenderschulungen und Hypercare nach Go-Live.

Ergebnis

• Vollständig dokumentierter, fachbereichsübergreifend abgestimmter P2P-Zielprozess
• Erfolgreicher Go-Live in Microsoft Business Central
• Geschulte Anwender in Einkauf und Buchhaltung ab Produktivstart

Herausforderung

Der dezentral organisierte Einkauf verfügte über keine einheitliche Beschaffungsrichtlinie und ungenutzte Bündelungspotenziale zwischen den Fachbereichen.

Lösung

Als Head of Strategic Procurement Re-Organisation der Einkaufsabteilung, Konzeption und Implementierung eines Zentraleinkaufs, Einführung einer verbindlichen Beschaffungsrichtlinie sowie Automatisierung der SAP-Bestellprozesse.

Ergebnis

• Etablierter Zentraleinkauf mit klaren Verantwortlichkeiten
• Verbindliche, unternehmensweite Beschaffungsrichtlinie
• Identifizierte und umgesetzte Sofortmaßnahmen zur Kosteneinsparung

Herausforderung

Im Zuge einer SAP-Einführung mussten sämtliche Einkaufsstammdaten aus dem Altsystem migriert werden, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

Lösung

Als Interim-Manager Strategischer Einkauf Definition und Implementierung der Einkaufsprozesse in SAP, Übernahme der Key-User-Rolle während Konzeptions- und Umsetzungsphase sowie Verantwortung für die Migration von Lieferanten-, Material-, Preis- und Vertragsdaten per LSMW.

Ergebnis

• Vollständige, konsistente Stammdatenmigration ohne Prozessunterbrechung
• Etablierte Einkaufsprozesse direkt ab SAP-Go-Live
• Fachliches Coaching sicherte die nachhaltige Verankerung im Team

Herausforderung

Die globalen SAP-basierten Bestellprozesse in Asien, Südamerika, USA und Europa waren uneinheitlich und wenig automatisiert.

Lösung

Analyse der globalen Bestellprozesse im Rahmen des Projekts „Harmonization of Low-value Spend Processes“, Erhöhung des Automatisierungsgrads in SAP, Einführung eines Third-Party-Procurement-Providers sowie Erarbeitung der Business Requirements für ein Guided-Purchasing-System auf Basis SAP SRM.

Ergebnis

• Harmonisierte Bestellprozesse über vier Weltregionen hinweg
• Höherer Automatisierungsgrad im Long-Tail-Einkauf
• Definierte Anforderungen als Basis für das globale Guided-Purchasing-Konzept